Os Livros Contábeis: Obrigações Legais, Normas e Importância

Na contabilidade, os livros contábeis são instrumentos essenciais para o registro e controle das operações financeiras e patrimoniais das empresas. Eles são exigidos por legislação específica e garantem transparência, conformidade legal e suporte para tomadas de decisão. Este artigo apresenta os principais livros contábeis, suas bases legais e normas, além de destacar a importância de cada um.

Principais Livros Contábeis, Legislação e Normas

1. Livro Diário

Base Legal/Normas:

• Código Civil (Lei nº 10.406/2002), Artigos 1.180 e 1.181
• Lei das Sociedades por Ações (Lei nº 6.404/76), Art. 177
• IN RFB nº 2003/2021(Art. 9º): Obrigação de entrega no formato digital (SPED Contábil)

O que é:
O Livro Diário é o registro cronológico e detalhado de todas as transações financeiras e patrimoniais realizadas pela empresa, como compras, vendas, pagamentos e recebimentos. Ele serve para documentar oficialmente as operações realizadas ao longo do período, criando um histórico preciso e auditável.

Importância:
Este livro é crucial para garantir a transparência nas operações da empresa, servindo como base para auditorias, fiscalizações e declarações fiscais.

2. Livro Razão

Base Legal/Normas:

• Lei 8.218/1991 (Art. 14) e a Lei 8.383/1991(Art. 62)
• IN RFB nº 2003/2021(Art. 9º): Obrigatório no formato digital como parte da ECD (Escrituração Contábil Digital)

O que é:
O Livro Razão detalha as movimentações das contas contábeis individualmente, registrando os débitos, créditos e saldos de cada uma. Ele permite um acompanhamento mais minucioso das operações registradas no Livro Diário.

Importância:
Este livro é essencial para a análise contábil detalhada e para a elaboração de demonstrações financeiras, como o balanço patrimonial e a demonstração de resultados.

3. Livro Caixa

Base Legal/Normas:

• A obrigatoriedade de manter o Livro Caixa está regulamentada pela Instrução Normativa RFB nº 1.500/2014, que exige esse controle para empresas prestadoras de serviços, especialmente aquelas optantes pelo Simples Nacional.

O que é:
O Livro Caixa é utilizado para registrar exclusivamente as entradas e saídas de recursos financeiros, como dinheiro em espécie ou movimentações bancárias, excluindo operações a prazo.

Importância:
É um livro de controle simplificado, adequado para empresas de menor porte, especialmente para aquelas no regime do Simples Nacional. Ele pode substituir a escrituração contábil completa em algumas situações.

4. LALUR (Livro de Apuração do Lucro Real)

Base Legal/Normas:

• IN RFB nº 1.700/2017(Art. 49): Regula o preenchimento e entrega

O que é:
O LALUR é utilizado para registrar os ajustes extra contábeis necessários para calcular o lucro tributável de empresas que adotam o regime de Lucro Real. Ele é essencial para apurar corretamente os impostos devidos, como IRPJ e CSLL.

Importância:
Este livro é obrigatório para empresas no regime de Lucro Real, permitindo a apuração precisa dos tributos e evitando erros no cálculo dos impostos.

5. Livro de Registro de Inventário

Base Legal/Normas:

• Decreto-Lei nº 9.580, DE 22 DE NOVEMBRO DE 2018 (Art. 600)
• Regulamento do Imposto de Renda (RIR/2018), Art. 259

O que é:
Esse livro tem como objetivo registrar o estoque de mercadorias, produtos acabados, matérias-primas e outros bens. Ele é fundamental para a apuração de custos e impostos relacionados a estoques.

Importância:
O controle adequado dos estoques é essencial para calcular os custos de mercadorias vendidas (CMV), o que impacta diretamente na apuração de lucros e na determinação de tributos a serem pagos.

6. Livros de Registro Fiscal

Os Livros de Registro Fiscal são instrumentos utilizados para registrar e controlar as operações tributárias de uma empresa, relacionadas principalmente ao ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços) e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados). Esses livros têm a função de documentar todas as transações que envolvem a circulação de mercadorias ou a prestação de serviços, bem como os impostos que incidem sobre essas operações.

Regulamento do CONVÊNIO ICMS CONFAZ Nº 143 DE 15 DE DEZEMBRO DE 2006 – Cláusula sétima:

1. Registro de Entradas

• Objetivo: Este livro registra todas as compras de mercadorias e serviços tributados, servindo como controle para o ICMS sobre as entradas. Ele deve conter as informações sobre os fornecedores, a natureza das mercadorias ou serviços adquiridos e o valor do imposto destacado na nota fiscal.
• Importância: Este livro é fundamental para o controle do crédito de ICMS, já que o ICMS pago nas compras pode ser utilizado para compensar o ICMS devido nas vendas, diminuindo a carga tributária da empresa.

2. Registro de Saídas

• Objetivo: O Livro Registro de Saídas deve registrar todas as vendas de mercadorias e a prestação de serviços tributados, com o valor do ICMS sobre as saídas e o detalhamento das operações de venda.
• Importância: Ele é essencial para calcular o ICMS a ser pago pela empresa, pois concentra todas as transações comerciais que geram a obrigação tributária para o Estado.

3. Registro de Inventário

• Objetivo: O Registro de Inventário contém informações sobre o estoque da empresa, incluindo as mercadorias em estoque e os respectivos valores. Este livro é importante para a apuração de impostos como o ICMS.
• Importância: O inventário ajuda a calcular o Custo das Mercadorias Vendidas (CMV) e a quantidade de mercadorias em estoque, impactando a apuração do lucro e dos impostos a pagar, além de ser exigido para a correta apuração do ICMS e o controle fiscal.

4. Registro de Apuração do IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados)

• Objetivo: Este livro é utilizado para registrar a apuração do IPI nas empresas que comercializam produtos industrializados. Nele, são registradas as saídas e as aquisições de produtos sujeitos a este imposto.
• Importância: Ele é essencial para as empresas industriais, pois permite a apuração do IPI devido e garante que os impostos sobre as operações de produção e venda de produtos sejam corretamente apurados.

5. Registro de Apuração do ICMS

• Objetivo: Este livro tem como função registrar todos os cálculos do ICMS devido pela empresa. Ele inclui a apuração do imposto com base nas entradas e saídas de mercadorias, descontando créditos de ICMS de compras e acrescendo o ICMS sobre vendas.
• Importância: A apuração correta do ICMS é fundamental para garantir que a empresa pague o valor certo de imposto e evite problemas com a fiscalização. A empresa também poderá utilizar os créditos de ICMS para reduzir os valores a pagar.

Alguns livros são exigidos de acordo com leis estaduais como exemplo Decreto Nº 35245 DE 26/12/1991 do Estado de Alagoas, o que faz com que o contador tenha que esta informado sobre a legislação local.

7. Livros Digitais (SPED Contábil e Fiscal)

Base Legal/Normas:

• IN RFB nº 2003/2021: Regula a ECD (Escrituração Contábil Digital)
• Legislação Estadual e Federal: Regula a EFD (Escrituração Fiscal Digital)

O que são:
Os livros digitais, por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), substituem os livros contábeis e fiscais tradicionais. A Escrituração Contábil Digital (ECD) é a versão digital do Livro Diário e do Livro Razão, enquanto a Escrituração Fiscal Digital (EFD) abrange os livros fiscais, como o Livro de Registro de Entradas e Saídas.

Importância:
Esses livros digitais simplificam a fiscalização, reduzem custos administrativos e aumentam a segurança das informações contábeis e fiscais, proporcionando maior eficiência no controle tributário e na conformidade legal.

Tabela com obrigatoriedade:

Livro Contábil	Lei/Norma que Obriga	Obrigatório para Regime Tributário/Tipo de Empresa
Livro Diário	Código Civil (Lei nº 10.406/2002), Art. 1.180 e 1.181	Todas as empresas, independentemente do regime tributário.
Livro Razão	Lei 8.218/1991 e Lei 8.383/1991	Todas as empresas, principalmente para análise detalhada das contas contábeis.
Livro Caixa	IN RFB nº 1.500/2014	Empresas do Simples Nacional (especialmente prestadoras de serviços).
LALUR (Livro de Apuração do Lucro Real)	IN RFB nº 1.700/2017, Art. 49	Empresas optantes pelo regime de Lucro Real.
Livro de Registro de Inventário	Decreto-Lei nº 9.580/2018 (Art. 600), Regulamento do Imposto de Renda (RIR/2018), Art. 259	Empresas com estoques de mercadorias e bens, especialmente no Lucro Real e Presumido.
Livro Registro de Entradas	Regulamentos estaduais de ICMS	Empresas sujeitas ao ICMS e que realizam compras de mercadorias e serviços.
Livro Registro de Saídas	Regulamentos estaduais de ICMS	Empresas sujeitas ao ICMS e que realizam vendas de mercadorias e serviços.
Livro de Apuração do ICMS	Regulamentos estaduais de ICMS	Empresas sujeitas ao ICMS e que precisam apurar o imposto mensalmente.
SPED Contábil (ECD)	IN RFB nº 2003/2021	Todas as empresas, obrigatórias para a entrega digital da escrituração contábil (substitui o Livro Diário e Livro Razão).
SPED Fiscal (EFD)	Legislação Estadual e Federal	Empresas sujeitas à escrituração fiscal digital, incluindo ICMS e IPI.

Essa tabela organiza os livros contábeis de acordo com suas respectivas normativas e obrigações, detalhando para quais tipos de regime tributário ou tipo de empresa cada um é exigido.

A Importância dos Softwares Contábeis na Organização e Conformidade dos Livros Contábeis

Os softwares contábeis desempenham um papel crucial na organização e conformidade dos livros contábeis, garantindo que as empresas atendam às exigências fiscais de maneira precisa e eficiente. Essas plataformas automatizam o processo de escrituração dos livros, como o Livro Diário, Livro Razão e Livro Caixa, registrando transações financeiras de forma categorizada e conforme as normas tributárias aplicáveis. Além disso, com a capacidade de gerar os livros em formato digital, como o SPED Contábil e o SPED Fiscal, os softwares asseguram a conformidade com as obrigações legais, evitando erros manuais e garantindo que as informações estejam sempre atualizadas.

Além de facilitar a escrituração, os softwares contábeis oferecem ferramentas que permitem o acompanhamento detalhado das finanças da empresa e a geração de relatórios financeiros úteis para a tomada de decisões. Com recursos que atualizam automaticamente as normas fiscais, esses sistemas reduzem o risco de não conformidade e proporcionam maior eficiência na gestão financeira. Dessa forma, os softwares contábeis não apenas garantem a transparência e a regularidade fiscal, mas também ajudam as empresas a manter um controle financeiro preciso, promovendo uma gestão mais ágil e segura.

Importância Geral dos Livros Contábeis

1. Conformidade Legal: Atendem às exigências das legislações contábil e tributária, evitando penalidades e sanções.
2. Transparência: Fornecem registros claros e confiáveis das operações da empresa, essenciais para auditorias e fiscalizações.
3. Gestão Empresarial: Apoiam a tomada de decisões estratégicas, com base em informações financeiras precisas.
4. Credibilidade: Demonstram a regularidade da empresa perante investidores, parceiros e órgãos reguladores.

Os livros contábeis não são apenas uma obrigatoriedade legal, mas também uma ferramenta indispensável para o bom funcionamento e a sustentabilidade das organizações. Mantê-los em conformidade com a legislação garante a segurança jurídica e a eficiência na gestão empresarial.