Postado por A Reforma Tributária mudou as regras do jogo para empresas de todos os portes. A partir de agosto de 2026, o IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e a CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) passam a integrar obrigatoriamente os documentos fiscais eletrônicos. Quem não adequar o cadastro de produtos a tempo enfrentará bloqueios na emissão de notas e inconsistências com o fisco.
Este guia mostra, de forma direta, como organizar a classificação fiscal dos seus itens para evitar transtornos. O foco está no NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), código que serve de base para toda a tributação de produtos físicos no Brasil.
Por que o NCM é a chave para IBS e CBS
O NCM funciona como um CPF do produto. Ele identifica o que você vende e determina quais impostos incidem sobre a operação. Sem esse código corretamente configurado, o sistema não consegue calcular IBS e CBS de forma automática.
Antes da reforma, o NCM já era obrigatório para ICMS, IPI, PIS e Cofins. Agora, ele ganha uma nova camada de importância. A classificação correta define se o produto se enquadra em regimes diferenciados, como a cesta básica, ou se sofre tributação integral.
Empresas que negligenciam essa etapa correm o risco de pagar impostos a mais ou a menos. Ambos os cenários geram problemas. Pagar a menor resulta em autuação. Pagar a maior prejudica o fluxo de caixa e a competitividade.
O que muda com a entrada do IBS e CBS no XML
A partir de 1º de agosto de 2026, as notas fiscais devem trazer as informações de IBS e CBS diretamente no arquivo XML. A partir de 3 de agosto, a ausência ou o preenchimento incorreto dessas informações pode impedir a emissão do documento fiscal.
Isso significa que o sistema precisa saber, para cada produto, qual é a classificação tributária aplicável. Essa classificação informa o CST (Código de Situação Tributária), as alíquotas, eventuais reduções de base de cálculo e créditos presumidos.
Portanto, o cadastro de produtos deixa de ser apenas uma obrigação burocrática e passa a ser um elemento crítico para a operação comercial da empresa.
Passo a passo para adequar o cadastro de produtos
1. Inventário completo da base de produtos
Antes de tudo, levante todos os produtos ativos no seu sistema. Identifique quais possuem NCM cadastrado e quais estão com informações incompletas. Produtos importados de planilhas muitas vezes chegam apenas com o código do NCM, sem as tributações associadas.
2. Validação do NCM de cada item
Confronte o NCM cadastrado com a descrição real do produto. Um erro comum é usar códigos genéricos que não refletem a especificidade do item. Por exemplo, um parafuso de aço inoxidável tem NCM diferente de um parafuso de aço carbono. A classificação errada altera a tributação.
Caso haja dúvidas, consulte a tabela oficial do NCM ou busque apoio de um contador especializado. A classificação fiscal é matéria técnica e exige conhecimento da natureza do produto.
3. Definição das tributações padrão por NCM
Cada NCM deve ter configuradas as seguintes informações tributárias:
- Situação tributária de ICMS, IPI, PIS e Cofins
- Alíquotas aplicáveis
- Regras de substituição tributária, quando houver
- Percentuais de MVA (Margem de Valor Agregado) por estado
- Enquadramento no FCP (Fundo de Combate à Pobreza)
Esses dados formam a base que o sistema usará para sugerir a tributação nas notas de compra e venda.
4. Configuração específica para IBS e CBS
Agora entra a novidade da reforma. Para cada NCM, é necessário informar:
- CST de IBS e CBS: código que indica o regime tributário do produto sob as novas regras
- Alíquota de CBS: percentual definido pela União
- Alíquota de IBS: percentual definido pelo estado e município de destino
- Classificação tributária conforme a LCP 214: enquadramento nos anexos da lei (cesta básica, saúde, geral etc.)
- Créditos presumidos, quando aplicável
- Reduções de alíquota ou diferimentos, se houver benefício fiscal
Alguns sistemas permitem aplicar esses padrões em massa para vários NCMs de uma vez, o que agiliza bastante o processo.
5. Vínculo entre produtos e tributações cadastradas
Ter a tributação cadastrada não basta. É preciso vincular cada produto ao registro de IBS/CBS correspondente. Esse vínculo garante que, ao emitir uma nota, o sistema puxe automaticamente as informações corretas para o XML.
Produtos do tipo combustível, por exemplo, costumam ter regras específicas e devem ser vinculados com atenção redobrada. O uso de filtros por grupo de produto ou por NCM facilita esse vínculo em larga escala.
6. Revisão das regras fiscais
As regras fiscais são mecanismos que permitem tratar variações de tributação conforme o tipo de operação, o estado do cliente ou o regime tributário do comprador. Elas têm prioridade sobre os cadastros padrão do NCM.
Portanto, após configurar os padrões, revise as regras fiscais para garantir que situações específicas estejam cobertas. Exemplos comuns incluem vendas interestaduais, operações com Simples Nacional e vendas para contribuintes ou não contribuintes.
Boas práticas para manter o cadastro em dia
Cadastre regras da mais específica para a mais geral
Ao criar regras de alíquota, comece pelas situações mais específicas (produto, parceiro, estado) e deixe as regras genéricas por último. Isso evita conflitos e garante que o motor de cálculo encontre a regra correta sem ambiguidade.
Use datas de vigência com precisão
A reforma prevê períodos de transição com alíquotas progressivas. Cadastre as alíquotas futuras com antecedência e use datas de início e fim para fazer transições programadas. Nunca deixe vigências sobrepostas para a mesma combinação de parâmetros.
Aproveite funcionalidades de aplicação em massa
Muitos sistemas oferecem ferramentas para aplicar padrões de IBS e CBS a vários NCMs simultaneamente. Use esses recursos com cautela, marcando a opção de sobrescrever campos em branco apenas quando tiver certeza de que deseja substituir valores existentes.
Valide com seu contador
A classificação tributária é responsabilidade do contribuinte. Sempre confirme com seu contador se os CSTs, alíquotas e enquadramentos estão corretos antes de colocar as configurações em produção.
Monitore os XMLs emitidos
Após iniciar a emissão de notas com IBS e CBS, verifique periodicamente os arquivos XML gerados. Confirme se as tags dos novos tributos estão presentes e se os valores calculados batem com o esperado.
Atenção aos prazos e às versões do sistema
A adequação não depende apenas do cadastro. É necessário que o sistema ERP ou de gestão esteja atualizado para suportar a nova estrutura tributária. Verifique com seu fornecedor de software quais são as versões mínimas recomendadas e planeje a atualização com antecedência.
Além disso, libere as permissões de acesso às telas de configuração de CBS/IBS para os usuários responsáveis pelo cadastro. Telas bloqueadas por perfil de acesso podem passar despercebidas até que seja tarde demais.
Cenários que exigem atenção especial
Produtos da cesta básica
A LCP 214 prevê alíquotas reduzidas ou zeradas para produtos da cesta básica. Identifique corretamente quais itens se enquadram nos anexos correspondentes e cadastre as alíquotas diferenciadas.
Operações interestaduais
Vendas para outros estados podem envolver cálculo de Difal (Diferencial de Alíquota) e regras de base dupla. Configure os percentuais de MVA e as exceções por estado para evitar erros no cálculo do imposto devido.
Crédito presumido
Empresas que importam produtos ou se beneficiam de incentivos fiscais podem ter direito a crédito presumido de ICMS, IBS ou CBS. Esses créditos não aparecem na nota de entrada, mas devem ser registrados no cadastro para aproveitamento na apuração.
Imposto Seletivo
A reforma também prevê a criação do Imposto Seletivo, que incidirá sobre produtos nocivos à saúde ou ao meio ambiente. A cobrança começa em 2027, mas o cadastro já deve prever campos para esse tributo.
Conclusão
Preparar o cadastro de produtos para IBS e CBS exige organização, conhecimento técnico e antecipação. O NCM continua sendo a espinha dorsal de todo o processo. Sem uma classificação fiscal correta, não há como garantir que os novos tributos serão calculados e informados adequadamente nos documentos fiscais.
Comece pelo inventário da sua base de produtos. Valide NCMs, configure tributações padrão, crie os registros específicos de IBS e CBS, faça os vínculos necessários e revise as regras fiscais. Mantenha diálogo constante com seu contador e monitore os resultados após a entrada em vigor das novas obrigações.
Empresas que tratarem esse cadastro com a devida importância estarão protegidas contra bloqueios na emissão de notas, autuações fiscais e distorções nos custos tributários. Afinal, a reforma já é realidade, e o tempo de adaptação está se esgotando.