Postado por Emitir uma nota fiscal de serviço parece simples, mas algumas situações podem gerar muitas dúvidas. Onde a nota deve ser emitida? As regras mudam de uma cidade para outra? O que fazer quando o cliente esquece de informar um serviço de um mês que já foi fechado?
Também surgem questões sobre a emissão para empresas com CNPJ baixado, a diferença entre clientes pessoas físicas e jurídicas e a retenção do ISS.
Neste artigo, vamos entender esses assuntos de maneira simples, com exemplos práticos da rotina de empresas e escritórios contábeis.
Onde emitir a nota fiscal de serviço?
A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) é o documento utilizado para registrar a prestação de serviços.
Tradicionalmente, sua emissão acontece nos sistemas disponibilizados pelas prefeituras. Por isso, uma empresa de Belo Horizonte pode encontrar um sistema diferente daquele utilizado por uma empresa de Curitiba.
Entretanto, esse cenário está mudando com a implantação da NFS-e de padrão nacional.
Em setembro de 2026, é importante observar as seguintes regras:
- MEI prestador de serviços: utiliza o Emissor Nacional desde setembro de 2023.
- Microempresas e empresas de pequeno porte do Simples Nacional: deverão utilizar o Emissor Nacional a partir de 1º de novembro de 2026, conforme a Resolução CGSN nº 191/2026.
- Empresas de outros regimes tributários: devem verificar o sistema aplicável ao seu município e as regras de implantação do padrão nacional.
O endereço oficial do Emissor Nacional é https://www.nfse.gov.br/EmissorNacional.
Atenção: a padronização da nota fiscal não significa que todas as regras de tributação dos municípios passaram a ser iguais.
O que pode mudar de uma cidade para outra?
Mesmo com o avanço da NFS-e nacional, existem diferenças importantes na legislação municipal.
Veja alguns pontos que precisam ser conferidos:
Alíquota do ISS: o percentual do imposto pode variar conforme o serviço e a legislação do município.
Código do serviço: a atividade deve ser enquadrada corretamente, considerando a lista de serviços e os códigos aplicáveis.
Retenção do ISS: determinadas operações podem exigir que o cliente seja responsável pelo recolhimento do imposto.
Prazo de emissão: os municípios podem estabelecer regras e procedimentos específicos para emissão fora do prazo.
Cancelamento e substituição: os prazos e as condições para corrigir uma nota podem variar.
Inscrição municipal: podem existir exigências cadastrais específicas para o prestador.
Outro ponto importante é o local de recolhimento do ISS.
Pela Lei Complementar nº 116/2003, a regra geral é que o imposto seja devido no município do estabelecimento prestador. Entretanto, existem exceções.
Em determinados serviços de construção civil, por exemplo, o ISS pode ser devido no município onde a obra é executada.
Portanto, emitir uma nota para um cliente de outra cidade não significa, automaticamente, que o ISS será recolhido naquela cidade.
O que é competência na nota fiscal de serviço?
A competência representa o período ao qual o serviço se refere. Ela pode ser diferente da data de emissão da nota.
Exemplo prático:
Uma empresa realizou um serviço de manutenção em 28 de agosto de 2026, mas emitiu a nota fiscal somente em 3 de setembro.
Nesse caso:
- Data da prestação: 28/08/2026.
- Competência do serviço: agosto de 2026.
- Data de emissão da nota: 03/09/2026.
A nota foi emitida em setembro, mas o serviço foi prestado em agosto.
Essa diferença é importante para o reconhecimento contábil da receita e para a análise das obrigações tributárias.
A data de emissão não deve ser alterada artificialmente para fazer parecer que a nota foi gerada em agosto.
Também é necessário distinguir a competência do serviço do período de apuração dos tributos. Dependendo do regime tributário e das regras aplicáveis, esses períodos podem não coincidir.
O cliente esqueceu de informar um serviço de agosto. Setembro chegou e agosto já está fechado. E agora?
Essa situação acontece com frequência nos escritórios contábeis.
Imagine que uma empresa realizou um serviço de R$ 3.000 em agosto. A contabilidade concluiu o fechamento do mês e, em setembro, o responsável informa que esqueceu de solicitar a emissão da nota fiscal.
Como resolver?
Primeiro: confirme quando o serviço aconteceu
Verifique o contrato, a ordem de serviço, o comprovante de conclusão e os demais documentos disponíveis.
É necessário confirmar se o serviço realmente pertence a agosto.
Segundo: verifique a possibilidade de emissão com competência anterior
Consulte as regras do município e do sistema emissor.
A emissão fora do prazo pode estar sujeita a condições específicas. A possibilidade de informar uma competência anterior não significa, necessariamente, que a empresa está dispensada de eventuais penalidades pelo atraso.
Terceiro: revise o fechamento contábil e fiscal
Se a receita deveria ter sido reconhecida em agosto, poderá ser necessário reabrir o período e corrigir os registros contábeis.
Também será preciso verificar se as apurações tributárias foram afetadas.
No Simples Nacional, caso tenha ocorrido omissão de receita no PGDAS-D, poderá ser necessária a retificação do período correspondente e a regularização de eventuais diferenças de impostos.
Dependendo do impacto da alteração, apurações posteriores também poderão precisar de revisão.
Quarto: verifique os possíveis acréscimos
Se algum tributo deveria ter sido recolhido anteriormente, poderão existir juros e multas.
Também devem ser verificadas as obrigações acessórias envolvidas.
O que não fazer: simplesmente registrar toda a operação em setembro para evitar corrigir agosto, sem analisar as regras contábeis e fiscais aplicáveis.
O fato de um mês estar fechado não elimina a necessidade de corrigir uma receita que deveria ter sido registrada naquele período.
Posso emitir nota fiscal para uma empresa com CNPJ baixado?
Essa dúvida exige atenção porque a resposta depende das circunstâncias da operação.
O serviço foi prestado antes da baixa
Imagine que uma empresa contratou um serviço em julho, encerrou suas atividades em agosto e, em setembro, o prestador percebe que ainda não emitiu a nota.
Nesse caso, é necessário verificar a data efetiva da prestação, a data da baixa e os documentos que comprovam a operação.
O fato de o CNPJ estar baixado atualmente não significa que um serviço realizado anteriormente deixou de existir.
Entretanto, o sistema emissor pode apresentar restrições para a emissão.
Se isso acontecer, consulte a prefeitura para verificar o procedimento correto.
O serviço foi prestado depois da baixa
Aqui, a situação é diferente.
É necessário identificar quem efetivamente contratou e recebeu o serviço.
Pode ter ocorrido uma incorporação, uma sucessão empresarial ou a contratação por outra pessoa.
Não é correto utilizar automaticamente um CNPJ baixado apenas porque ele constava no cadastro antigo do cliente.
Também não se deve substituir o CNPJ por outro sem comprovar quem é o verdadeiro tomador.
Dica: consulte a situação cadastral na Receita Federal e verifique a data da baixa antes de emitir.
Existe diferença entre emitir nota para pessoa física e pessoa jurídica?
Sim. A principal diferença está na identificação do cliente e nas possíveis obrigações tributárias.
Cliente pessoa física (PF)
Normalmente, são informados o CPF e os demais dados exigidos pelo sistema.
Em regra, um consumidor pessoa física comum não é responsável pela retenção do ISS.
Cliente pessoa jurídica (PJ)
São informados o CNPJ e os demais dados cadastrais da empresa.
Dependendo do serviço, do município e do regime tributário, poderá existir retenção de ISS ou de outros tributos.
Toda nota emitida para pessoa jurídica tem imposto retido?
Não. A retenção depende das regras aplicáveis à operação.
E quando o prestador é MEI?
O MEI prestador de serviços deve emitir NFS-e nas operações com pessoas jurídicas, observadas as regras aplicáveis.
Nas operações com consumidores pessoas físicas, em regra, fica dispensado da emissão, salvo quando o cliente solicitar.
Para as demais empresas, não existe uma dispensa geral de emissão apenas porque o cliente é pessoa física.
ISS retido: quem paga o imposto?
O ISS é o Imposto Sobre Serviços, de competência municipal.
Pela Lei Complementar nº 116/2003, sua alíquota geralmente fica entre 2% e 5%, observadas as exceções previstas na legislação.
Normalmente, o prestador é o contribuinte do imposto.
Entretanto, em determinadas situações, a legislação atribui ao cliente a responsabilidade pelo recolhimento.
É o chamado ISS retido na fonte.
Exemplo prático
Imagine que uma empresa prestou um serviço de R$ 1.000 para outra empresa.
Suponha que a operação esteja sujeita à retenção de ISS de 2%.
O cálculo será:
- Valor do serviço: R$ 1.000,00.
- ISS retido: R$ 20,00.
- Valor líquido a receber: R$ 980,00.
Nesse exemplo, o cliente desconta R$ 20 do pagamento e fica responsável pelo recolhimento do imposto.
O valor do serviço continua sendo R$ 1.000. A retenção apenas altera quem recolhe o ISS e o valor líquido pago ao prestador.
Atenção: a retenção não deve ser aplicada automaticamente em todas as notas emitidas para empresas.
É necessário verificar o serviço prestado, a legislação municipal e as regras específicas do regime tributário.
No Simples Nacional, o ISS devidamente retido deve receber o tratamento correto na apuração para evitar o recolhimento duplicado desse imposto.
Também não confunda ISS com IRRF, INSS, PIS, Cofins e CSLL. Esses tributos possuem regras próprias de retenção.
Outros cuidados antes de emitir uma NFS-e
Uma conferência antes da emissão pode evitar muitos problemas.
Confira os seguintes pontos:
- Os dados do prestador e do cliente estão corretos?
- O CPF ou CNPJ foi informado corretamente?
- A descrição corresponde ao serviço realmente realizado?
- O código do serviço está correto?
- A competência foi informada adequadamente?
- Existe alguma retenção tributária?
- O município de recolhimento do ISS está correto?
- O valor da nota corresponde ao serviço contratado?
Após a emissão, encaminhe a nota ao cliente e mantenha o documento organizado.
Se encontrar algum erro, verifique a possibilidade de cancelamento ou substituição conforme as regras aplicáveis.
Não emita outra nota automaticamente, pois isso pode provocar duplicidade de faturamento.
Conclusão
A emissão de uma nota fiscal de serviço envolve mais do que preencher os dados do cliente e informar o valor.
É necessário observar as regras do município, identificar corretamente o tomador, verificar a competência e conferir os tributos envolvidos.
Situações como serviços de meses anteriores e clientes com CNPJ baixado precisam ser analisadas com cuidado, considerando a documentação e a legislação aplicável.
O mais importante é não tentar resolver um erro criando outro.
Uma boa prática é conferir, antes do fechamento de cada mês, se todos os serviços realizados foram comunicados ao setor responsável pelo faturamento.
Esse cuidado simples pode evitar retificações, impostos em atraso e muito retrabalho.
Referências
BRASIL. Lei Complementar nº 116, de 31 de julho de 2003. Dispõe sobre o Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS). Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp116.htm. Acesso em: 17 set. 2026.
BRASIL. Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006. Institui o Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte. Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp123.htm. Acesso em: 17 set. 2026.
BRASIL. RECEITA FEDERAL. Simples Nacional: NFS-e Nacional será obrigatória para ME e EPP a partir de 1º de novembro de 2026. 14 ago. 2026. Disponível em: https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/assuntos/noticias/2026/agosto/simples-nacional-nfs-e-nacional-sera-obrigatoria-para-me-e-epp-a-partir-de-1o-de-novembro-de-2026. Acesso em: 17 set. 2026.
BRASIL. RECEITA FEDERAL. Malha Fiscal Digital: Omissão de Receitas do Simples Nacional. Orientações sobre retificação do PGDAS-D e regularização de diferenças tributárias. Disponível em: https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/assuntos/orientacao-tributaria/declaracoes-e-demonstrativos/revisao-de-declaracao-malha/pj-parametro-40.002. Acesso em: 17 set. 2026.
BRASIL. RECEITA FEDERAL. Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ). Informações e consulta da situação cadastral. Disponível em: https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/assuntos/orientacao-tributaria/cadastros/cnpj. Acesso em: 17 set. 2026.
BRASIL. PORTAL DA NFS-e. MEI prestadores de serviço de todo o país estão obrigados a emitir NFS-e. 1º set. 2023. Disponível em: https://www.gov.br/nfse/pt-br/mei-prestadores-de-servico-de-todo-o-pais-estao-obrigados-a-emitir-nfs-e. Acesso em: 17 set. 2026.
BRASIL. PORTAL DE SERVIÇOS DO GOVERNO FEDERAL. Emitir Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) – Padrão Nacional. Disponível em: https://www.gov.br/pt-br/servicos/emitir-nota-fiscal-de-servico-eletronica. Acesso em: 17 set. 2026.