Postado por Quando uma empresa recebe uma nota fiscal de serviço, uma das principais dúvidas do setor fiscal é saber se algum tributo precisa ser descontado antes do pagamento ao fornecedor.
Essa análise é chamada de retenção na fonte.
Na prática, a empresa tomadora do serviço pode ser obrigada a descontar parte do valor da nota e recolher esse valor diretamente ao governo.
Entre as principais retenções relacionadas à prestação de serviços estão:
- ISS
- IRRF
- PIS
- Cofins
- CSLL
- INSS
Cada tributo possui regras próprias. Por isso, não é correto analisar uma nota apenas olhando a alíquota ou o CNAE da empresa.
O primeiro passo é entender qual serviço foi realmente prestado.
O que significa retenção na fonte
Imagine uma nota fiscal de:
Valor do serviço: R$ 10.000,00
Se não houver retenções, o tomador paga os R$ 10.000,00 ao fornecedor.
Se houver uma retenção de R$ 500,00, o pagamento ficará assim:
Valor bruto da nota: R$ 10.000,00
Tributos retidos: R$ 500,00
Valor líquido pago: R$ 9.500,00
Os R$ 500,00 não ficam com o tomador. O tomador deverá recolher esse valor ao órgão competente.
Por isso, retenção não significa desconto comercial. É uma antecipação ou forma de recolhimento do tributo determinada pela legislação.
Quem é o prestador e quem é o tomador
Antes de analisar qualquer retenção, é importante entender essas duas figuras.
Prestador é quem executa o serviço e emite a nota fiscal.
Tomador é quem contrata o serviço e recebe a nota.
Em determinadas operações, o prestador recolhe seus próprios tributos. Em outras, a legislação transfere a responsabilidade para o tomador.
Quando isso acontece, temos uma retenção na fonte.
ISS retido
O ISS é um imposto municipal cobrado sobre serviços.
Uma das maiores dificuldades do ISS é que primeiro precisamos descobrir:
Em qual município o imposto é devido?
Depois precisamos descobrir:
Quem deve recolher esse imposto?
Essas são perguntas diferentes.
A regra geral da LC nº 116/2003 determina que o ISS é devido no município onde está localizado o estabelecimento prestador.
Porém, existem exceções.
Alguns serviços são tributados no local onde são executados, no local da obra, no local do evento ou em outra localização definida pela legislação.
Entre os exemplos estão determinados serviços de:
- construção civil;
- limpeza;
- vigilância;
- fornecimento de mão de obra;
- organização de feiras e congressos;
- diversões, lazer e entretenimento;
- instalação de andaimes e estruturas;
- transporte municipal.
Por isso, nunca devemos concluir que o ISS pertence ao município do cliente apenas porque o cliente está localizado em outra cidade.
É necessário verificar o serviço na LC nº 116/2003.
ISS devido não significa ISS retido
Esse é um dos pontos mais importantes para entender o ISS.
Imagine:
Prestador: Fortaleza
Tomador: Eusébio
Serviço executado: Eusébio
Dependendo do serviço, o ISS pode ser devido em Eusébio.
Porém, isso não significa automaticamente que o tomador deverá reter o imposto.
Depois de descobrir onde o ISS é devido, é necessário verificar quem é responsável pelo recolhimento.
Essa responsabilidade pode ser determinada pela própria LC nº 116/2003 ou pela legislação municipal.
Portanto, a sequência correta é:
Identificar o serviço > descobrir onde o ISS é devido > descobrir quem deve recolher.
Exemplo de ISS retido
Considere uma empresa de Fortaleza realizando um serviço de recreação em um evento realizado em Eusébio.
O serviço pode ser enquadrado no item relacionado a recreação e animação em festas e eventos.
Nesse caso, a LC nº 116/2003 estabelece que o ISS dos serviços de diversão e entretenimento abrangidos pela regra é devido no local da execução.
Assim:
Prestador: Fortaleza
Evento: Eusébio
ISS devido: Eusébio
O próximo passo é consultar a legislação de Eusébio para verificar se o tomador possui obrigação de reter o ISS.
Se houver retenção, o tomador descontará o imposto da nota e fará o recolhimento para o município.
IRRF
O IRRF é o Imposto de Renda Retido na Fonte.
Determinados pagamentos realizados por pessoas jurídicas a outras pessoas jurídicas podem estar sujeitos à retenção.
Um exemplo comum são os chamados serviços profissionais. Dependendo do enquadramento, podem estar sujeitos à alíquota de 1,5%.
Entre os serviços que podem exigir análise estão:
- consultoria;
- assessoria;
- programação;
- engenharia;
- advocacia;
- contabilidade;
- administração;
- determinados serviços técnicos.
Porém, não basta olhar o nome da empresa.
É necessário verificar a natureza real do serviço prestado.
Uma empresa de informática, por exemplo, pode prestar programação, hospedagem, processamento de dados ou suporte. Essas atividades podem receber tratamentos diferentes.
PIS, Cofins e CSLL
Outra retenção comum nas prestações de serviços envolve PIS/Pasep, Cofins e CSLL.
Quando as três contribuições são retidas nas alíquotas normalmente aplicáveis, temos:
| Tributo | Alíquota |
|---|---|
| PIS/Pasep | 0,65% |
| Cofins | 3,00% |
| CSLL | 1,00% |
| Total | 4,65% |
Esse conjunto costuma ser chamado de CSRF.
Porém, nem toda prestação de serviço possui retenção de 4,65%.
É necessário verificar se o serviço está incluído nas hipóteses da legislação. Também existem situações de dispensa e tratamentos específicos.
INSS
A retenção previdenciária normalmente exige uma análise mais detalhada da forma como o serviço é executado.
A simples existência de funcionários trabalhando no local do cliente não significa automaticamente que haverá retenção de INSS.
É necessário verificar situações como:
- cessão de mão de obra;
- empreitada;
- disponibilização de trabalhadores;
- tipo de serviço executado;
- forma prevista no contrato.
Por isso, a análise de INSS deve considerar não apenas a nota fiscal, mas também o contrato e a execução do serviço.
A IN RFB nº 2.110/2022 é uma das principais referências para essa análise.
Simples Nacional
O fato de uma empresa ser optante pelo Simples Nacional também precisa ser considerado.
O Simples não elimina automaticamente todas as retenções.
Dependendo do tributo e da operação, pode existir tratamento específico.
No caso do ISS, por exemplo, quando houver retenção de empresa optante pelo Simples, a alíquota utilizada pode depender da alíquota efetiva informada pelo prestador, conforme as regras aplicáveis.
Por isso, uma das primeiras perguntas da análise deve ser:
O prestador é optante pelo Simples Nacional?
Como analisar uma nota fiscal
Uma boa conferência pode seguir esta sequência:
Qual serviço foi prestado?
Leia a descrição da nota e, se necessário, consulte o contrato.
Qual é o código do serviço na LC nº 116/2003?
Esse código ajuda principalmente na análise do ISS.
Onde o serviço foi executado?
Essa informação pode alterar o município competente pelo ISS.
Quem é o prestador e quem é o tomador?
Verifique município, tipo de empresa e regime tributário.
Existe retenção de ISS?
Consulte a LC nº 116/2003 e a legislação municipal.
Existe IRRF?
Verifique a legislação do Imposto de Renda e o MAFON.
Existe PIS, Cofins e CSLL?
Consulte as regras aplicáveis às contribuições retidas.
Existe INSS?
Verifique se existe cessão de mão de obra, empreitada ou outra hipótese de retenção previdenciária.
Como informar na EFD-Reinf?
Depois de identificar as retenções, verifique a natureza de rendimento e o evento correspondente.
Exemplo completo
Imagine esta nota:
Serviço: Programação
Valor: R$ 10.000,00
Prestador: Pessoa jurídica
Tomador: Pessoa jurídica privada
Supondo que, após a análise da legislação, sejam confirmados IRRF de 1,5% e CSRF de 4,65%, teríamos:
IRRF
R$ 10.000 × 1,5% = R\$ 150,00
PIS
R\$ 10.000 × 0,65% = R\$ 65,00
Cofins
R\$ 10.000 × 3% = R\$ 300,00
CSLL
R\$ 10.000 × 1% = R\$ 100,00
Total das retenções consideradas no exemplo: R\$ 615,00.
Valor líquido: R\$ 10.000,00 – R\$ 615,00 = R\$ 9.385,00.
Ainda seria necessário verificar separadamente ISS e INSS.
Esse exemplo mostra por que não é suficiente cadastrar apenas uma alíquota por tipo de serviço.
O que deve constar em uma planilha de retenções
Uma boa base de consulta pode conter:
| Informação | Finalidade |
|---|---|
| Código LC 116 | Identificar o serviço |
| Descrição do serviço | Entender a operação |
| Município de incidência | Determinar onde o ISS é devido |
| ISS retido | Identificar responsabilidade do tomador |
| Alíquota ISS | Calcular o imposto |
| IRRF | Verificar retenção de renda |
| PIS | Verificar contribuição |
| Cofins | Verificar contribuição |
| CSLL | Verificar contribuição |
| INSS | Verificar retenção previdenciária |
| Natureza Reinf | Classificar o rendimento |
| Evento Reinf | Definir escrituração |
| Base legal | Justificar a conclusão |
| Observações | Registrar exceções |
Essa estrutura permite transformar a planilha em um verdadeiro validador de retenções.
O erro mais comum
Um dos maiores erros é trabalhar com regras genéricas como:
Serviço = 4,65%
Cliente de outro município = ISS retido
Funcionário trabalhando no cliente = INSS de 11%
Essas frases podem produzir erros porque ignoram as particularidades da legislação.
A análise correta depende do serviço, da forma de execução, do município, do prestador, do tomador e do regime tributário.
Regra prática para memorizar
Sempre siga esta ordem:
O que foi prestado?
Depois:
Onde o imposto é devido?
Depois:
Quem deve recolher?
Depois:
Qual alíquota deve ser aplicada?
E por último:
Como essa retenção deve ser declarada?
Essa sequência ajuda a evitar a maior parte dos erros de retenção.
Conclusão
As retenções na fonte exigem mais do que decorar percentuais.
O profissional precisa entender o serviço, localizar a regra correta e identificar quem possui a responsabilidade pelo recolhimento.
No ISS, a LC nº 116/2003 é o ponto de partida para descobrir onde o imposto é devido. Para IRRF, PIS, Cofins, CSLL e INSS, é necessário consultar as respectivas normas federais.
Depois, a EFD-Reinf entra como parte da escrituração das informações aplicáveis.
Um bom processo de análise deve responder:
Qual é o serviço?
Qual tributo incide?
Onde ele é devido?
Quem deve recolher?
Quanto deve ser retido?
Como deve ser declarado?
Quando essas perguntas são organizadas em uma planilha ou sistema, surge uma ferramenta capaz de apoiar a conferência de notas fiscais e reduzir erros no setor fiscal.