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Sublimite do Simples Nacional: Entenda como funciona o limite de R$ 3.600.000,00 para ICMS

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O Simples Nacional é um regime tributário simplificado que reúne vários impostos em uma única guia de pagamento. Ele foi criado para facilitar a vida de micro e pequenas empresas. No entanto, existem regras específicas para o ICMS e o ISS. Uma delas é o chamado sublimite.

Muitos empreendedores ficam confusos quando sua empresa ultrapassa determinado faturamento. Eles não sabem se podem continuar no regime ou se precisam mudar a forma de calcular os tributos. Este artigo vai explicar de forma simples o que é o sublimite de R$ 3.600.000,00 e como ele afeta o recolhimento do ICMS.

O que é o Simples Nacional e o sublimite?

O Simples Nacional foi criado pela Lei Complementar nº 123/2006. Ele permite que empresas com receita bruta anual de até R$ 4,8 milhões paguem vários tributos de uma só vez. A alíquota é progressiva, ou seja, quanto mais a empresa fatura, maior o percentual aplicado.

Contudo, para o ICMS e o ISS, existe uma regra adicional. Os estados e municípios podem adotar um valor de receita menor para que a empresa continue recolhendo esses impostos dentro do Simples. Esse valor menor é chamado de sublimite.

No caso de estados com participação no PIB brasileiro superior a 1%, como São Paulo, Rio de Janeiro, Minas Gerais e outros, o sublimite obrigatório é de R$ 3.600.000,00. Isso significa que, se a empresa ultrapassar esse valor, ela não pode mais recolher o ICMS e o ISS pelo Simples Nacional, mesmo que ainda esteja dentro do limite total de R$ 4,8 milhões.

É importante entender a diferença: a empresa continua no regime simplificado para os tributos federais (IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, INSS), mas precisa calcular o ICMS e o ISS de forma separada, seguindo as regras normais do estado ou município.

Quando a empresa ultrapassa o sublimite?

Imagine que sua empresa faturou R$ 3,8 milhões no ano-calendário. Esse valor está abaixo do limite máximo de R$ 4,8 milhões, porém ultrapassa o sublimite de R$ 3,6 milhões. Nesse caso, a partir do ano seguinte, você terá que recolher o ICMS por fora do Simples Nacional, ou seja, em uma guia própria.

A regra tem duas situações principais:

  • Se o excesso for de até 20% do sublimite, ou seja, até R$ 4.320.000,00, o impedimento começa apenas no ano-calendário seguinte.
  • Se o excesso ultrapassar 20% do sublimite, o impedimento é imediato, a partir do mês seguinte ao que o excesso ocorreu.

Por exemplo, se no meio do ano sua receita acumulada já superar R$ 4.320.000,00, você já perde o direito de recolher o ICMS pelo Simples no mês seguinte. Se ultrapassar R$ 3,6 milhões mas ficar abaixo de R$ 4,32 milhões, você poderá terminar o ano no regime, mas no ano seguinte terá que calcular o ICMS fora.

Como fica o cálculo na prática?

Quando a empresa ultrapassa o sublimite, o próprio sistema PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional) identifica a mudança. Ele emite uma mensagem informando que o ICMS e o ISS deixaram de ser recolhidos na DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).

A partir desse momento, o empresário precisa:

  1. Continuar preenchendo o PGDAS-D normalmente para os tributos federais.
  2. Calcular o ICMS (e o ISS, se aplicável) de acordo com a legislação do seu estado ou município.
  3. Emitir guias de recolhimento separadas para esses impostos.

Além disso, a empresa deve cumprir todas as obrigações acessórias do regime normal, como a entrega da Escrituração Fiscal Digital (EFD ICMS). Mesmo que você continue no Simples Nacional para os tributos federais, o ICMS exige os mesmos procedimentos de uma empresa do lucro presumido ou real.

É importante lembrar que a ultrapassagem do sublimite não desenquadra a empresa do Simples Nacional. Ela apenas impede o recolhimento do ICMS e do ISS pelo regime simplificado. A empresa permanece optante pelos tributos federais até atingir o limite de R$ 4,8 milhões.

Empresas com sócios em comum

Uma dúvida comum é se o faturamento de empresas diferentes com o mesmo sócio deve ser somado para verificar o sublimite. A resposta é não para o sublimite de R$ 3,6 milhões. Cada empresa é analisada individualmente.

Porém, existe um limite global de R$ 4,8 milhões que considera a soma da receita de todas as empresas do mesmo sócio. Se a receita global ultrapassar esse valor, todas as empresas são excluídas do Simples Nacional. Esse limite global é aplicado para impedir que um grupo empresarial fracione o faturamento para se manter no regime.

Portanto, o sublimite de R$ 3,6 milhões é individual por estabelecimento, mas o limite máximo de R$ 4,8 milhões é global para empresas com sócios em comum.

Início de atividades e proporcionalização

Para empresas que começaram a funcionar durante o ano, o sublimite é proporcional ao número de meses de atividade. A conta é simples: divide-se R$ 3,6 milhões por 12 meses, resultando em R$ 300 mil por mês. Multiplica-se esse valor pelo número de meses que a empresa ficou aberta no ano.

Por exemplo, uma empresa aberta em setembro tem 4 meses de atividade (setembro a dezembro). Seu sublimite proporcional será de R$ 1,2 milhão (R$ 300 mil x 4). Caso ela ultrapasse esse valor, as mesmas regras de excesso em até 20% se aplicam, considerando o sublimite proporcional.

É fundamental que o empreendedor acompanhe a receita acumulada mês a mês. Muitas vezes, o excesso ocorre de forma silenciosa e o empresário só percebe quando recebe uma notificação. Por isso, manter um controle financeiro rigoroso é essencial.

Como retornar ao recolhimento normal do ICMS pelo Simples Nacional?

Se sua empresa ultrapassou o sublimite e começou a recolher o ICMS por fora, ainda é possível voltar ao regime simplificado. A condição é que, no ano seguinte, a receita bruta acumulada fique abaixo de R$ 3,6 milhões.

Por exemplo, imagine que em 2024 sua empresa faturou R$ 3,7 milhões e, portanto, passou a recolher o ICMS separadamente em 2025. Se em 2025 o faturamento for de R$ 3,5 milhões, você poderá voltar a recolher o ICMS pelo Simples Nacional a partir de 2026. O reenquadramento é automático, desde que você não ultrapasse o limite novamente.

Cuidado: se o excesso em 2024 foi superior a 20% do sublimite, o impedimento começa imediatamente, mas a regra de retorno continua a mesma. Basta que no ano seguinte a receita fique dentro do limite para que o direito ao recolhimento simplificado seja restabelecido.

Dicas para gerenciar o sublimite

  1. Monitore a receita mensalmente. Use planilhas ou sistemas de gestão para acompanhar o acumulado do ano. Assim, você saberá quando está próximo de ultrapassar o sublimite.
  2. Planeje o crescimento. Se sua empresa está perto de R$ 3,6 milhões, considere se vale a pena acelerar as vendas sabendo que o ICMS será recolhido de forma diferente no ano seguinte.
  3. Consulte um contador. As regras do Simples Nacional mudam com frequência. Um profissional atualizado pode ajudar a evitar problemas fiscais.
  4. Separe o ICMS em conta específica. Quando você ultrapassa o sublimite, precisa recolher o ICMS por fora. Tenha disciplina financeira para não usar esse dinheiro.
  5. Mantenha a escrita fiscal em dia. A entrega da EFD ICMS e outras obrigações acessórias é obrigatória mesmo para quem continua no Simples Nacional em relação aos tributos federais.

Conclusão

O sublimite de R$ 3.600.000,00 é um limite importante para empresas optantes pelo Simples Nacional. Ele determina se o ICMS e o ISS podem ser recolhidos dentro do regime simplificado ou se precisam ser calculados separadamente.

Entender essa regra evita surpresas desagradáveis com o fisco e multas por atraso ou recolhimento incorreto. A boa notícia é que, mesmo ultrapassando o sublimite, a empresa não é excluída do Simples Nacional para os tributos federais. Além disso, é possível retornar ao recolhimento simplificado no ano seguinte, desde que a receita fique dentro do limite.

Para quem está começando, vale lembrar que o sublimite é proporcional ao número de meses de atividade. Assim, uma empresa nova tem um valor reduzido a observar.

Por fim, lembre-se de que cada estado pode ter regras específicas. Consulte sempre a legislação local e o site do Comitê Gestor do Simples Nacional para se manter informado. Com planejamento e controle, é possível crescer sem perder os benefícios do regime.

Referências

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